Объяснительная ошибка программы

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.

По видам записки условно можно разделить на:

• Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
• Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.

Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.

Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!

К сожалению, иногда возникают ситуации, когда по тем или иным причинам происходит переплата заработной платы (отпускных) работнику. Казалось бы, простейшая ситуация. Да, но только на первый взгляд.

Бухгалтеры – не роботы. В смысле, имеют право на ошибку. Да и роботы, то есть бухгалтерские программы, которые этого права вроде бы не имеют, тоже иногда «сбоят». И возникают ситуации, наподобие озвученной одним из участников группы ВКонтакте www.buhgalteria.ru: «Добрый день! Вопрос по начислению зарплаты и отпускных. При расчете отпуска за сентябрь получилась сумма 28 097,20 с учетом НДФЛ 3471. В бюджет перечислено 3471. Выплачено 28 097,20, а надо было 24 626,20. Как сейчас поправить, чтобы у сотрудников инспекции вопросов не возникло?» Тема оказалась «больной», откликов очень много. А вот качество некоторых советов – под большим вопросом. Кто-то предлагает «переделать в аванс», как бы забывая о том, что был выслан расчетный листок. Другой – «выдать разницу под отчет». Третий (в процессе обсуждения выяснилось, что сотрудник не хочет возвращать переплату ) советует удержать «просто так, без разрешения». Наконец, более здравомыслящие предостерегают: «Техническая ошибка не является счетной. Удержать без согласия работника нельзя. Так же как нельзя удержать зарплату, дважды перечисленную за один и тот же отработанный период. Работник пойдет в суд и выиграет это дело. И еще придется объяснять налоговой нестыковки в 6-НДФЛ». Понятное дело, мы не смогли остаться в стороне в этом споре. К тому же, бывают ситуации и посложнее.

Содержание объяснительной записки проштрафившегося сотрудника способно в равной степени вызвать гнев, недоумение или сочувствие руководства. Некоторые излияния впору публиковать на страницах юмористических журналов. Но эта «бумажка» – необходимое промежуточное звено между дисциплинарным проступком и наказанием нарушителя. Умаление ее статуса может привести к весьма негативным для работодателя последствиям.

Итак, сотрудник склада Сидоров, накануне громко возмущавшийся по поводу низкой, по его мнению, зарплаты, управляя автопогрузчиком, совершил наезд на штабель готовой продукции, складированной на территории упаковочного цеха. А специалист отдела продаж Галкина в который раз не вышла на работу.

Работодатель интуитивно догадывается (или даже имеет все основания полагать), что Сидоров сделал это нарочно, а у Петровой – «звездная болезнь», и она чувствует себя незаменимой. Поэтому соблазн наказать их немедленно, не отходя от кассы, весьма велик. Вот только делать этого нельзя.

Алгоритм поведения работодателя в такой ситуации закреплен в статье 193 Трудового кодекса РФ. Каким бы вопиющим ни было нарушение, допущенное работ­ником, нужно затребовать «письмен­ное объяснение». Затем – выждать два рабочих дня.

Если объяснения будут предъявлены, нужно проанализировать, являются ли они оправданием проступка.

Если пояснений не последует, об этом нужно будет составить соответствующий акт и с чистой совестью запускать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, поскольку непредставление работником объяснения не является препятствием применения наказания.

В любом случае «судьба» виновного остается в руках работодателя. А объяснительная записка или акт об ее отсутствии – те самые документы, которые лягут в основу возможного дисциплинарного взыскания виновного работника, станут его фундаментом.

Объяснительные пишут в двух случаях.

Чаще всего руководитель требует написать объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял или еще как-то «накосячил». Правильно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка.

Дело в том, что для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определённая процедура.

• Сначала работника уведомляют, что он должен написать объяснительную. На это ему дают два рабочих дня.
• Если сотрудник не уложится в срок или вовсе не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об отсутствии объяснительной.

Отказ от написания объяснительной не избавит от дисциплинарного взыскания, просто усложнит процедуру. Просто выпустить приказ, например, о выговоре, работодатель не вправе. Ведь сотрудник, совершивший проступок, имеет право привести аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны объяснительные.

Также объяснительные потребуются, если в неприятной ситуации задействовано несколько лиц и работодателю надо понять, что на самом деле произошло. Тогда объяснительные попросят написать не только непосредственных участников, но и свидетелей.

Объяснительная — документ, имеющий юридическую силу. Иногда объяснительная становится доказательством в споре с работодателем в суде.

Всё просто: если работник хочет оспорить наказание, любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. Поэтому и грамотный работодатель заинтересован в том, чтобы затребовать объяснительную.

Рассмотрим на примере. Секретарь Иванова прогуляла работу. На следующий день она явилась как ни в чём не бывало. Что делать работодателю, чтобы наложить на Иванову дисциплинарное взыскание?

1. Зафиксировать нарушение. Это может быть акт или служебная записка, где указано, что случилось, время события, и перечисляются все участники.

2. Издать приказ о необходимости написать объяснительную. Иванову надо с ним ознакомить под подпись.

3. Дать Ивановой два рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную. За это время она может ознакомиться со своими должностными инструкциями, всё взвесить и, если посчитает нужным, обратиться к юристу за консультацией. Болезнь или отпуск сотрудника продлевают время, отведённое на написание объяснительной. Отзывать из отпуска или требовать от человека на больничном срочно объясниться нельзя.

4. Если Иванова всё же отказалась писать объяснительную, через два рабочих дня можно составить акт об отказе. С ним Иванову тоже надо ознакомить под подпись.

5. Не позднее, чем через месяц после обнаружения проступка, издать приказ о взыскании. Позднее работодатель уже не может воспользоваться своим правом на наложение дисциплинарного взыскания. Например, уволить за прогул через год после написания объяснительной нельзя.

Установленной формы для объяснительной нет. Она может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Либо кадровик может дать вам бланк, принятый в компании.

Мы рекомендуем писать объяснительную коротко, без эмоций, простыми предложениями. Остроумные фразы, троллинг работодателя и сложносочинённые обороты делу только помешают. Пишите только по делу, не отклоняясь от сути: что, где, когда.

1. В верхнем правом углу листа указываем должность руководителя и название организации. Ниже свою фамилию, имя, отчество и должность.

2. Ниже в середине листа название документа «Объяснительная».

3. В тексте напишите суть произошедшего, причины и свою роль в ситуации. Если задействованы другие лица, их тоже укажите. Опишите последствия нарушения. В некоторых случаях это может помочь смягчить ответственность. Например, если негативные последствия от нарушения незначительны или вовсе отсутствуют. В некоторых случаях стоит указать место, где вы пишете объяснительную. Например, если находитесь на больничном. Если вы пишете её по устному указанию, то это тоже надо отразить.

4. Поставьте дату, город, полное ФИО и подпишитесь.

5. К объяснительной приложите максимум документов, подтверждающих ваши слова. Справки от врача, акты о ДТП и др. Документы, подтверждающие вину, вы не обязаны предоставлять.

Сотрудник имеет право отказаться от объяснений. Тогда работодатель собирает комиссию минимум из трёх человек, комиссия составляет акт. С ним работника знакомят под подпись. Если он отказывается и от этого, члены комиссии отразят ситуацию в акте.

Отказ от объяснительной обычно воспринимается негативно и ведёт к конфликту с работодателем. Вряд ли начальство посчитает, что работник переживает из-за случившегося, вынес какой-то урок и проступок в будущем не повторится. Кроме того, если работник отказался писать объяснительную, могут возникнуть сложности с оспариванием взыскания.

1. Объяснительная нужна обеим сторонам: и работнику, и работодателю.

2. Отказ от объяснительной невыгоден работнику, так как из-за этого ухудшаются отношения с работодателем.

3. Пишите объяснительную коротко, по делу, без лишних подробностей. Опишите причины своих действий и их последствия, укажите людей, которые могут доказать ваши слова, при необходимости приложите подтверждающие документы.

4. Если работодатель нарушает порядок наложения дисциплинарного взыскания, его можно оспорить в трудовой инспекции или суде.

↩ К другим статьям

Процедура привлечения к ответственности

В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.

Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.

Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.

Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.

Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.

После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.

За один проступок работодатель применяет одно взыскание.

Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.

Нарушение процедуры увольнения

Последствия «наказания без объяснения» могут быть весьма негативными, о чем свидетельствует судебная практика.

Так, Московский городской суд в своем апелляционном определении от 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016 обязал работодателя восстановить в должности нескольких своих сотрудников, уволенных за прогулы. Основания: доказательств истребования у истцов письменного объяснения по факту отсутствия на рабочем месте судам не представлено, то есть порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден.

А вот другой случай, когда судьи при аналогичных обстоятельствах также указали на нарушение процедуры увольнения по причине отсутствия запроса пояснений.

6 апреля 2015 года гражданка З. была принята на работу в компанию начальником отдела кад­ров по трудовому договору. 2 декабря 2015 года она подала работодателю заявление о предоставлении с 3 декабря отпуска по уходу за ребенком (внучкой) до достижения ею возраста полутора лет и выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком. 3 декабря З. не вышла на работу, что подтверждается показаниями сотрудников, актом отсутствия на рабочем месте и актом об отказе от дачи пояснений.

Работодатель не разрешил отпуск по уходу за внучкой, сославшись на представление не всех документов (справок с места работы обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособия, либо копии трудовых книжек). В тот же день З. была уволена по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК – за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул. В телефонном разговоре З. указали на необходимость получения приказа об увольнении под подпись, от чего она отказалась.

Суды двух инстанций признали незаконным приказ об увольнении, указав на положения статьи 193 ТК – до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней оно не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания.

В данном случае акт был составлен на основании телефонного разговора руководителя с истицей, а подписан другими сотрудниками. Суды решили, что о содержании телефонного разговора иным сотрудникам могло быть известно только со слов руководителя. При этом, по словам истицы, по телефону ей было предложено только прийти и ознакомиться с отказом от отпуска по уходу за ребенком. Она отказалась прийти, поскольку находилась одна с грудным ребенком, родители которого уехали в больницу, тем самым подтверждая уважительность своего отсутствия на работе. Таким образом, суды поставили под сомнение акт об отказе предоставления объяснений об отсутствии на рабочем месте, поскольку он подписан лицами, не являвшимися очевидцами разговора руководителя с истицей.

Учитывая, что З. была лишена возможности предоставить работодателю объяснения о причинах неявки на работу, работодателем нарушена процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения, говорится в апелляционном определении Ростовского областного суда от 30.05.2016 по делу № 33-8952/2016.

Судьи также указали, что, согласно части 1 статьи 256 ТК, по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Предоставление указанного отпуска является гарантией, направленной на защиту материнства и детства, и не зависит от воли работодателя, соответственно, использование указанного отпуска З. не могло быть признано прогулом.

Корреспондент «ПБ» Сергей Данилов

Сбой в программе

А вот сбой в компьютерной программе учета суды довольно массово относят к счетной ошибке.

В апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.03.2016 № 33-1060/2016 было признано, что ошибка, произошедшая вследствие сбоя в компьютерной программе, в результате чего работнику была излишне выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, является счетной.

Новосибирский областной суд в Определении от 20.01.2011 по делу № 33-126/2011 пришел к выводу, что под счетной ошибкой прежде всего следует понимать явную арифметическую ошибку, а не ошибку в применении норм трудового законодательства или иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права. Сбой влечет именно математическую ошибку, а не ошибку работодателя в применении норм трудового законодательства, исключающую взыскание с работника излишне выплаченных сумм.

В то же время суд вполне обоснованно, на наш взгляд, заключил следующее. Истец, ссылаясь на сбой в бухгалтерской программе, не представил тому соответствующих доказательств.

То есть вывод прост – мало заявить, что был компьютерный сбой. Этот факт неким образом нужно доказать.

Оренбургский областной суд в Апелляционном определении от 07.03.2012 по делу № 33-1384-2012 также признал компьютерный сбой арифметической ошибкой. При этом суд учел и представленные доказательства в знак реального наличия сбоя. Этими доказательствами послужили акт обнаружения счетной ошибки и акт технического заключения, утвержденный директором предприятия и согласованный директором обслуживающей организации по сопровождению программного обеспечения.

Так же действовала организация в части оформления доказательств сбоя и в ситуации, которую рассмотрел Самарский областной суд в Определении от 18.01.2012 по делу № 33-302/2012. Суд признал сбой счетной ошибкой.

Поэтому у работодателя есть шанс доказать, что ошибка была счетной, увязав ее с компьютерным сбоем.

Как грамотно написать объяснительную записку

Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:

Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».

Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.

Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.

Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.

Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.

Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.

Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить

Ошибка ошибке рознь

Итак, работнику выплачены лишние суммы. Что можно считать счетной ошибкой?

Законодательство не содержит подобного определения. Определенную дополнительную информацию можно извлечь лишь из Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 23.02.1984 № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию». В данном документе под счетной понимают арифметическую ошибку. Однако данное постановление признано недействующим еще в 2010 году.
Тем не менее и сотрудники Роструда в своих разъяснениях, и суды (например, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и др.) придерживаются мнения, что счетная ошибка – это все же ошибка арифметическая. Собственно, только такое определение вытекает из толкования значения слова «счетный».

Разберем случаи того, что можно считать счетной ошибкой, а что нет.

Так, ошибочно выплаченная заработная плата работнику (по табелю он не проработал в отчетном периоде ни дня) и премия, так как они выплачены не по его вине и не в связи со счетной ошибкой, не могут быть с него взысканы (заочное решение Моргаушского районного суда Чувашской Республики от 03.06.2011 по делу № 2-354/2011).

Неправильное применение положения о начислении заработной платы не является счетной ошибкой, так как произошло по вине работодателя (Определение Московского областного суда от 12.10.2010 № 33-19764).

Неправильное начисление зарплаты за работу по совместительству и неправильный расчет среднего заработка не являются счетной ошибкой (кассационное определение Волгоградского областного суда от 26.01.2012 по делу № 33-644/2012).

Если работодатель предоставил работнику отпуск, а затем не произвел удержание за использованные, но не отработанные дни отпуска при увольнении работника, в том числе при недостаточности суммы денежных средств, начисленных работнику, то он не вправе взыскивать с бывшего работника в судебном порядке денежные средства, выплаченные ему в качестве заработной платы за предоставленный отпуск (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.09.2011 № 33-14380/2011). Аналогичное мнение высказано в Определении Верховного суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, который указал, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом.

Выплата премии по ошибке дважды (приказ о премировании дважды ошибочно загрузили в автоматизированную систему учета) также не является счетной ошибкой (решение Ленинского районного суда г. Орска Оренбургской области от 05.10.2010 по делу № 2-2094/2010).

По мнению ответчика, счетная ошибка – это результат неверного применения правил арифметики. Разновидностью счетной ошибки может быть, в частности, получение неправильного итога при сложении.

Суд пришел к выводу, что речь идет не об ошибках в исчислении (премия была исчислена правильно), а о том, что недобросовестный работник получил ее два раза. В то же время истец не представил суду доказательств неправомерных действий работника, т. е. что его действия были направлены на получение не полагающихся ему денежных сумм. Расчетно-платежных ведомостей ответчик не видел, поэтому не мог знать об основаниях начисления и повторной выплате премии, следовательно, недобросовестность ответчика не установлена.

«Спектр» счетных ошибок достаточно узок, и доказать суду, что произошла именно счетная ошибка, очень сложно. Арбитражная практика не на стороне работодателя. Независимо от эмоций, согласия или несогласия это нужно учитывать.

Дополнительно суд указал, что в связи с тем, что ответчик к этому времени уже не был работником истца, то в обязательствах по выплате денежных сумм положения статьи 1109 Гражданского кодекса РФ на обязанной стороне всегда выступает профессионал, то есть лицо, обладающее специальными навыками в той или иной сфере гражданского оборота. Ошибки, совершенные таким профессионалом, законодатель относит на его неправомерное поведение. Суд пришел к выводу, что повторная загрузка работником истца приказа о премировании в автоматизированную систему, последующая проверка поступивших ведомостей на бумажном носителе начальником отдела и бухгалтером, подписание расчетно-платежных ведомостей, реестров на выдачу заработной платы (премий) главным бухгалтером, заместителем директора по финансам свидетельствуют о неправомерном поведении лиц, обладающих специальными познаниями (недостаточной внимательности). Правовые ошибки, совершенные такими профессионалами, законодатель относит на их неправомерное поведение.

Аналогичное мнение найдем в Определении Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17. Верховный суд согласился с мнением суда первой инстанции, который исходя из буквального толковании норм действующего трудового законодательства пришел к выводу, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Как мы видим, «спектр» счетных ошибок достаточно узок и доказать суду, что произошла именно счетная ошибка, очень сложно. Арбитражная практика не на стороне работодателя. И нам надо это учитывать, независимо от эмоций, согласия или несогласия с позицией служителей Фемиды.

Как правильно принять объяснение

Трудовой кодекс РФ не содержит требований к «визуальному оформлению» письменных объяснений. Но в любом случае должно быть понятно, кто пишет, кому пишет и что этот документ является именно объяснением, а не чем-либо иным. Оптимальный вариант – объяснение, написанное от руки, чтобы застраховать себя от необоснованных обвинений в том, что человека заставили подписать чужой текст.

Работнику можно только рекомендовать изложить в тексте объяснение причины произошедшего максимально подробно, не делая собственных выводов и не оценивая происходящее. Писать же в объяснительной записке провинившийся волен все, что угодно: от «забыл» или «устал», до «по дороге на работу встретил инопланетян».

Навязывать провинившемуся свою точку зрения на его проступок и не принимать объяснение на том основании, что оно «смехотворно», не стоит.

Письменное объяснение работника принимается так, чтобы этот факт тоже был зафиксирован. Обычно объяснительные записки регистрируются как внутренние документы. Копию объяснения с проставленным на нем регистрационным номером и датой нужно вручить работнику.

Если два рабочих дня прошли, а объяснения проступка от работника не поступило, составляется соответствующий акт.

Образец акта об отказе работника от письменного объяснения дисциплинарного проступка

Желательно, чтобы составляли его те же должностные лица, которые ранее фиксировали и нарушение дисциплины, лучше всего – в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить.

Юридическое значение объяснительной

Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».

Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.

Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.

Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.

Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.

Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.

Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.

Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.

Подсчитали – прослезились

Первоначально обратимся к трудовому законодательству. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Две последние ситуации обладают своей спецификой, поэтому в данной статье рассматривать их не будем.

Статья 8 Конвенции № 95 Международной организации труда «Относительно защиты заработной платы» определяет, что удержания с заработной платы разрешается производить в условиях и в пределах, предписанных национальным законодательством или определенных в коллективном договоре или в решении арбитражного органа.

Обратите внимание: удержание денежных средств на основании статьи 137 Трудового кодекса РФ возможно только из заработной платы сотрудников, работающих в организации на момент выявления счетной ошибки. Если работник уже уволился, то организация не лишается права доказывать свою позицию в суде. Но в этом случае основанием для подобного обращения в суд уже послужит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, не подлежат возврату при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Оформляем счетную ошибку

Итак, бухгалтер ООО «Сафари» допустил счетную ошибку, в результате чего работнику была излишне выплачена заработная плата в размере 7820 руб.

При обнаружении ошибки была составлена следующая служебная записка на имя руководителя организации.

ПРИМЕР 1. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ГЛАВБУХА

От главного бухгалтера Кручининой М.Ф.

Служебная записка от 24.10.2018

В результате проведенных мероприятий внутреннего контроля была обнаружена счетная ошибка бухгалтера Столиной А. В.

В связи с допущением данной счетной ошибки работнику Осипову М. Е. 04.10.2018 была излишне выплачена заработная плата за сентябрь 2018 года в сумме 7820 руб.

Так как ошибка является счетной, то предлагаю провести соответствующую беседу с работником, по итогам которой либо произвести удержание излишне выплаченных суммы из зарплаты Осипова М. Е. на основании его заявления, либо передать материалы в юридический отдел для взыскания суммы в судебном порядке.

Приложение: Объяснительная бухгалтера

Затем была проведена беседа с данным работником, по итогам которой он написал следующее заявление.

ПРИМЕР 2. СОГЛАСИЕ РАБОТНИКА НА УДЕРЖАНИЕ

От механика Осипова М .Е.

Мне 04.10.2018 года была излишне выплачена заработная плата за сентябрь 2018 года в сумме 7820 руб. Выплата была произведена в результате счетной ошибки, доказательства чего мне были представлены в бухгалтерии предприятия.

Я согласен добровольно и в полном размере возместить необоснованно излишне выплаченную мне из-за счетной ошибки сумму, в связи с чем прошу удержать из причитающегося мне аванса за октябрь 2018 года сумму излишне перечисленной мне заработной платы за сентябрь 2018 года в размере 7820 руб.

Не забываем, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Может, договоримся?

Но даже если произведенная выплата является счетной ошибкой, то, согласно статье 248 Трудового кодекса РФ, взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

А вот если месяц истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Не слишком утешительно для бухгалтера, который, получается, права на ошибку все же не имеет. Ведь с точки зрения закона, защищающего права работника, в том числе и недобросовестного, взыскать суммы переплат в законном порядке довольно сложно, если вообще возможно.

Поэтому, как ни прискорбно об этом писать, но самый лучший способ решения проблемы – это все же договориться с работником. Так как по суду при фактической собственной правоте работодатель зачастую оказывается неправым формально.

Конечно, есть определенный тип людей, с которыми соглашение априори невозможно, но большинство, особенно работающих на предприятии, не уволенных на момент обнаружения ошибки, – вполне вменяемые люди, в достаточной мере зависящие от работодателя. И на пустом месте идти на конфликт с системой не будут.

Если договоренность достигнута, то обязательно необходимо письменное обращение работника, содержащее просьбу удержать лишние суммы из его зарплаты. На это указывает письмо Федеральной службы по труду и занятости РФ от 09.08.2007 № 3044-6-0. Согласно письму ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922, излишне выплаченная сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам может быть удержана только с письменного согласия работника. Но даже и без этих писем понятно, что письменное согласие работника необходимо, чтобы избежать возможных судебных тяжб, особенно если работник передумает.

Трудовое законодательство не содержит требований или пояснений в отношении того, как нужно оформить счетную ошибку. По нашему мнению, для этого необходимо оформить служебную записку, докладную, акт.

Сотрудника «крайним» не выставишь

Попытки взыскать излишнюю заработную плату на основании того, что заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом, также не слишком упрощают положение работодателя.

Подобные заявления нужно доказать, а это в разы труднее, чем доказать, что допущенная ошибка является счетной.

В том же кассационном определении Волгоградского областного суда от 26.01.2012 по делу № 33-644/2012 подобная попытка работодателя была легко опровергнута судом по следующим основаниям. Работа сотрудника по должностям паспортиста и ответственного за центральное отопление подтверждается представленными самим же истцом письменными доказательствами, подтверждающим фактическое исполнение обязанностей по данным должностям, а именно удостоверениями о прохождении обучения по должности ответственного за центральное отопление, актом передачи лицевых карточек, графиками мероприятий по подготовке к отопительному сезону.

В кассационном определении Хабаровского краевого суда от 03.02.2012 по делу № 33-719 судьи также пришли к выводу, что истец не представил доказательств недобросовестности работника либо счетной ошибки. Никаких ложных сведений работница не предоставляла, никаких действий, которые могли бы повлиять на определение размера денежной выплаты, не совершала. Счетной ошибки также в данном случае не усматривается.

А иногда выплаты «лишних» сумм вообще могут быть следствием не некой ошибки, а вполне сознательных действий руководства организации, что в дальнейшем не нравится собственникам.

Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 24.08.2010 по делу № А54-5466/ 2009-С14 была рассмотрена ситуация, когда общество обратилось с иском к гражданину о взыскании убытков, причиненных его действиями как единоличного исполнительного органа акционерного общества, выразившимися в повышении заработной платы должностным лицам общества. Ответчик, будучи директором общества, ссылаясь на увеличение объема работ, повысил должностные оклады пяти должностным лицам: финансовому директору, первому заместителю генерального директора, главному инженеру, инженеру-экономисту I категории, главному бухгалтеру.

Суд не признал вину ответчика, мотивируя тем, что, решая вопрос о повышении должностных окладов, ответчик, являясь генеральным директором общества, действовал в соответствии с требованиями действующего законодательства и устава общества и истцом не представлено доказательств того, что повышение должностных окладов экономически не обосновано.

Хотя в кассационном определении Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 по делу № 33-4545-2011 требования о взыскании излишне выплаченной работнику заработной платы были удовлетворены, поскольку ответчик, несмотря на извещение его о расторжении заключенного с ним трудового договора, продолжал самовольно исполнять обязанности директора фонда поддержки малого предпринимательства и получать заработную плату, выплата которой является злоупотреблением ответчиком своими правами.

То есть, можем провести грань между недобросовестными действиями работника, направленными на получение излишних сумм, и отсутствием вины в создании подобной ситуации.

Как правильно запросить объяснение

Самая распространенная ситуация – когда руководитель отдает устное распоряжение о предоставлении объяснений. Это до известной степени применимо разве что в крохотном коллективе, где все на виду и где отношения более-менее доверительные. В коллективе побольше такой метод не подойдет: как потом доказать, что объяснение было запрошено и что сделано это было в срок? Поэтому правильный подход – выписать (да, именно выписать) сотруднику предписание дать обоснование своему проступку, зафиксировав при этом дату запроса. В идеале – распечатать его на фирменном бланке для писем и зарегистрировать в установленном в компании порядке. Подписать требование может либо гендиректор, либо «функциональный руководитель» – руководитель структурного подразделения. Утвержденной формы этого документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад.

Образец уведомления с просьбой письменного объяснения работника

Вручить его (с приложением копии акта о совершении проступка – например, об отсутствии на рабочем месте) лучше при свидетелях и под подпись на визовом экземпляре письма, который останется в организации и будет подшит в дело. Если дошло до открытой конфронтации и нарушитель наотрез отказывается что-либо подписывать, то можно, зафиксировав в акте отказ, поставить подпись в получении в присутствии свидетелей. Если же он вообще перестал появляться на работе – требование объяснения направляется по почте, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для особенно несговорчивых работников можно заказать доставку письма на дом). Дата вручения письма будет указана на уведомлении, и ждать письменного объяснения нужно два рабочих дня после нее.

На практике возможны ситуации, когда работник находится в другом городе, и за два дня его объяснение может не успеть прийти по почте. Оптимальный выход – договориться по телефону о том, чтобы сотрудник отправил объяснения также заказным письмом, а по электронной почте – скан или фото квитанции об отправке и самого объяснения. Подтверждением того, что письмо отправлено вовремя, будет являться почтовый штамп с датой, проставляемый при отправке.

Операция «под отчет»

Некоторые специалисты предлагают возникшую разницу оформить как выдачу в подотчет. Что ж, этот способ не лишен своих плюсов. Как, впрочем, и минусов. Минусом можно назвать назначение платежа, ведь в платежке будет указана «выплата заработной платы», что в случае возникновения судебных ситуаций сильно подорвет позицию работодателя.

А возможна ли выдача под отчет без заявления работника? Да, в данном случае без него можно обойтись. Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У относительно порядка расчетов с подотчетными лицами. Заявление работника на выдачу подотчетной суммы стало необязательным. Достаточно одного распорядительного документа руководителя. В качестве такового может выступить, например, приказ генерального директора или руководителя соответствующего департамента.

И если данный работник реально будет приобретать ТМЦ для предприятия или будет отправлен в командировку, то, пожалуй, вопрос может закрыться. Но если данный конкретный работник ничего не закупает и никуда не ездит, то ситуация, сделав круг, вернется в исходное положение. Ведь, чтобы вернуть излишне выданные в подотчет деньги, нужна та же самая вышеописанная процедура согласия работника.

Предположим, что он не соглашается. По суду вернуть излишне уплаченные подотчетные суммы, конечно, проще. Однако необходимо доказать факт излишней переплаты подотчетных сумм. И в ситуации явной враждебности работника будет проблематично доказать, что деньги, выплаченные с основанием «заработная плата» на самом деле являются подотчетными суммами.

P.S. Таким образом, прекрасно видно, что ситуация с переплатой зарплаты, премии очень сильно зависит от доброй воли работника. Правда, у работодателя есть свои механизмы восстановления справедливости. Основной способ выправления положения в ситуации несговорчивости персонала – это корректировка будущих премий. Но и тут есть свои нюансы. Если подобная корректировка в части удержания будет оформлена официально, будут с точностью совпадать суммы излишней переплаты и сумма удержания, то вновь у работника появляется неплохой шанс доказать в суде свою правоту. Это необходимо учесть, прежде чем применять подобный вариант действий. И еще: об отражении перерасхода отпускных и их возврата подробно можно прочитать в журнале «Практическая бухгалтерия» № 9, сентябрь, 2018, стр. 62 или на нашем сайте: www.pb.buhgalteria.ru.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

Срок хранения объяснительных записок

Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:

• о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
• о дисциплине труда хранят 3 года.

Что такое рабочее время и нормированный рабочий день

• Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
• Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
• Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
• Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
• Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
• Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
• При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.

По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.

Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.

Структура объяснительной

К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:

Здесь укажите наименование организации или . Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО.  Также укажите: , , , адрес организации. У ИП достаточно указать и адрес.

Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.

Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.

Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.

Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.

Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.

Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.

Особенности отдельных объяснительных

Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.

Технический сбой

Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.

Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.

Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.

Невыполнение плана

Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.

Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.

А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.

Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.

Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!

Производственная травма

Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.

Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.

На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.

Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.

Психологическое значение объяснительной

Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.

Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.

Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.

При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.